Wenn das Herz brennt, aber der Kalender glüht: Warum „Sinn-Jobs“ beim Zeitmanagement besonders herausfordernd sind!

Wir alle kennen diesen einen Satz, der einem auf der eigenen beruflichen Reise, mit dem Versuch zu motivieren, immer mal wieder über den Weg läuft: „Such dir einen Job, den du liebst, und du musst nie wieder arbeiten.“

Hach, wie toll ist es, einen Job zu haben, der den eigenen Werten entspricht, bei dem man stetig wie von selbst intrinsisch motiviert wird, der nichts als Freude und Inspiration bereit hält, im Einklang mit menschlichen und nachhaltigen Bedürfnissen steht und ganz nebenbei die Welt ein kleines Stück besser macht!

Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Vielleicht weil es das ist! Denn die Realität sieht oft anders aus! Wer größtenteils aus Idealismus arbeitet, sei es in NGOs, in der Pflege, in Bildungsprojekten oder in der Kreativbranche, läuft besonders Gefahr, sich in einer Endlosschleife aus „nur noch kurz“ und „das ist wichtig für die gute Sache“ zu verlieren.

Das Problem: Deine Zeit ist endlich, Ressourcen häufig knapp aber die Projektideen hören nicht auf zu sprudeln.

Bitte nicht falsch verstehen: Ich wünsche allen eine Arbeit, die sinnstiftend, nachhaltig und Gemeinwohl fördernd ist! Doch dabei gibt es ein paar Dinge zu beachten, damit der eigene Enthusiasmus einen nicht ausbrennen lässt, in einem System, dass häufig nicht ausreichend Ressourcen für soziale & helfende Berufe bereitstellt.

Das „Helfer-Syndrom“ im Management-Gewand

In idealistischen Jobs fühlen sich Aufgaben selten wie „nur Arbeit“ an. Ein Überstunden-Projekt, um etwas gutes in die Welt zu bringen, fühlt sich erstmal nicht nach Ausbeutung an, sondern nach Beitrag.

Doch ein ausgebrannter Idealist rettet die Welt schlechter als ein ausgeruhter. :-)

Der Kompass in der Überforderung:

--> Die Eisenhower-Matrix

Wenn wir das Gefühl haben, dass alles wichtig und dringend ist, verlieren wir die Orientierung. Hier hilft ein Klassiker des Zeitmanagements - die Eisenhower-Matrix.

Sie unterteilt deine Aufgaben in vier Quadranten, basierend auf zwei Fragen: Ist es wichtig? Ist es dringend?

Das hilft uns, langfristig die Vielzahl an Aufgaben und Möglichkeiten mit unseren lang- & kurzfristigen Zielen abzugleichen und ein realistisches Gefühl zu bekommen, was wirklich möglich ist, ohne auszubrennen!

Bildquelle: DigitalesB

• Quadranten A: (Wichtig & Dringend): Das ist das Tagesgeschäft (und hilft in der finanziellen Sicherheit), Krisen oder Deadlines.

• Quadranten B: (Wichtig & Nicht Dringend): Strategische Planung, Langzeitprojekte, Weiterbildung, Prävention, Kunden- & Beziehungspflege. Wenn du hier zu wenig Zeit investierst, wird alles irgendwann zu Quadrant A - das wollen wir vermeiden.

• Quadranten C: (Nicht Wichtig & Dringend): Das sind Zeitfresser, die so tun, als wären sie wichtig. Ständige Unterbrechungen, unwichtige E-Mails, zuviele Meetings ohne Ziel und Struktur. Quadrant C umfasst auch häufig Aufgaben, die sich deligieren oder aufteilen lassen.

• Quadranten D: (Nicht Wichtig & Nicht Dringend): Ablenkung, Zeitvertreib, Dinge, die weder dir noch deinem Ziel wirklich dienen. Hier gilt es klar auszusortieren.

  
  

Der Trick: Idealistisch aufgeladene Projekte landen oft ungefiltert in Quadrant 1. Deine Aufgabe ist es, zu hinterfragen: Ist es wirklich jetzt so dringend? Oder ist es nur mein Perfektionismus, der mir einredet, die Welt ginge unter, wenn ich es nicht sofort mache?

Besonders in Quadrant C und D verstecken sich manchmal Aufgaben, denen wir viel Zeit widmen, weil wir sie grundsätzlich gerne machen, die aber eigentlich keine erhöhte Priorität verdienen, da sie erstmal wenig unmittelbaren Nutzen haben.

Die Kunst des Neinsagens:

„Nein“ zu sagen ist kein Akt der Ablehnung, sondern ein Akt der Priorisierung und manchmal auch Selbstfürsorge. Wenn du Ja zu einer neuen, unwichtigen Aufgabe sagst, sagst du automatisch Nein zu Zeit für dich, für Qualität oder für die wirklich wirkungsvollen Projekte.

Hier sind drei Strategien, wie das „Nein“ leichter fällt:

1. Das „Nein mit Option“: „Ich kann das aktuell nicht priorisieren, weil ich mich auf Projekt X konzentriere. Können wir schauen, ob es nächsten Monat Platz findet?“

2. Die Werte-Abfrage: Frage dich vor jedem neuen Projekt: „Trägt das direkt zu meinem Kernziel bei oder ist es nur ‚gut gemeint‘?“

3. Die Zeit-Budgetierung: Verhandle nicht über die Aufgabe, sondern über die Kapazität. „Ich habe aktuell noch 2 Stunden Spielraum pro Woche. Welches meiner laufenden Projekte/Aufgaben soll ich pausieren, um das hier unterzubringen?“

Fazit: Dein Idealismus ist ein kostbares Gut!

Schütze es. Dein Wert bemisst sich nicht daran, wie viele Bälle du gleichzeitig in der Luft halten kannst, sondern wie gut du die Bälle jonglierst, die wirklich zählen.

Fange heute klein an: Welche Aufgabe auf deinem Schreibtisch ist eigentlich nur „dringend“, aber nicht wirklich „wichtig“? Vielleicht ist es an der Zeit, sie aus Quadrant C zu verbannen oder zu deligieren, wo möglich.

Meine Einladung: Nimm dir einmal eine halbe Stunde Zeit und schreibe alle (wirklich ALLE) deine Aufgaben auf! Unterteile sie anschließend nach dem Prinzip der Eisenhower Matrix. Sei dabei ehrlich mit dir und hinterfrage, welche Aufgaben & Projekte wirklich wichtig sind und welche eher "nice to have"!

Viel Freude dabei!